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第Ⅲ部 情報公開・個人情報・文書管理体制
⑪ 情報公開規程
第1条（目的）
- 本規程は、法人運営の透明性を確保し、社会的信頼及び説明責任を果たすことを目的とする。
第2条（公開原則）
- 法令及び定款に基づき積極的情報公開を行う。
- 公開情報は正確性・最新性・分かりやすさを確保する。
- 不開示情報は合理的理由を明示する。
第3条（公開対象情報）
- 定款
- 役員名簿
- 事業報告書
- 収支報告書及び決算書類
- 寄付実施概要及び寄付額
- 利益相反取引の概要
- その他理事会が必要と認める事項
第4条（公開方法）
- 法人公式ウェブサイトへの掲載
- 請求があった場合の閲覧対応
- 必要に応じ年次報告書の発行
第5条（更新）
- 年1回以上情報更新を行う。
- 重要事項は速やかに更新する。
第6条（第三者検証）
- 必要に応じ外部専門家又は第三者機関の助言を受ける。
- 検証結果を理事会へ報告する。
⑫ 個人情報保護規程
第1条（目的）
- 個人情報の適正取得・利用・管理を行い、漏えい及び不正利用を防止することを目的とする。
第2条（取得原則）
- 利用目的を明示する。
- 必要最小限の情報のみ取得する。
- 不正な手段によらない。
第3条（利用及び管理）
- 利用目的の範囲内で使用する。
- 管理責任者を置く。
- アクセス制限を実施する。
- 紙媒体及び電子データを適切に管理する。
第4条（第三者提供）
- 本人同意又は法令に基づく場合を除き提供しない。
- 委託先管理を徹底する。
第5条（漏えい対応）
- 事実確認及び記録
- 影響範囲特定
- 再発防止策策定
- 必要に応じ関係機関及び本人へ通知
- 理事会報告
第6条（教育）
- 年1回以上、役員及び関係者へ情報管理教育を実施する。
⑬ 文書管理規程
第1条（目的）
- 法人運営に関する文書の保存及び管理を徹底し、証跡性及び説明責任を確保することを目的とする。
第2条（保存対象文書）
- 定款及び規程類
- 理事会議事録
- 監査報告書
- 契約書
- 会計帳簿及び証憑
- 寄付実施記録
- 出店審査記録
- 情報公開関連資料
第3条（保存期間）
- 議事録及び重要契約書は10年以上保存する。
- 会計関係書類は7年以上保存する。
- 審査・寄付関連書類は5年以上保存する。
第4条（保管方法）
- 紙媒体及び電子媒体で適切に保管する。
- アクセス権限を制限する。
- バックアップを定期的に実施する。
第5条（廃棄）
- 保存期間満了後、適切な方法で廃棄する。
- 個人情報を含む文書は復元不能な方法で処理する。
第6条（内部点検）
- 年1回、文書保存状況を点検する。
- 点検結果を理事会へ報告する。